リスクを減らして効率アップ！問い合わせフォーム営業で知っておくべき失敗事例とマナー
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新たな顧客を獲得し、新しい市場を開拓することは、自社の存在意義を示し、企業にとって大切な利益をもたらすものです。
多くの企業や営業担当者が同じクライアントをターゲットにしているため、競合他社との競争が激しく、なかなかアポ獲得ができないとお悩みの方も多いのではないでしょうか。
新規開拓は決して容易な道ではありませんが、その先に広がるチャンスと成功は計り知れません。
テレアポやDMなど、数ある営業手法の中で、企業サイト内の「問い合わせフォーム」を介した直接アプローチが注目を集めています。
いわゆる「問い合わせフォーム営業」を、なぜ今取り入れる企業が増えているのでしょうか。
この記事では、問い合わせフォーム営業のメリット・デメリット、知っておくべき失敗事例と、そこから学ぶマナーについて詳しく解説していきます。
| この記事はこんな方におすすめです |
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もくじ
- 問い合わせフォーム営業とは？
- 問い合わせフォーム営業のメリット
- 多くの企業がやっている、問い合わせフォーム営業でありがちな失敗事例
- フォーム営業のリスクと課題
- 反応率を高める！問い合わせフォーム営業のマナー
- 問い合わせフォーム営業のデメリット
- アポ獲得を効率化！問い合わせ営業代行サービス「コンタクトアシスト」とは？
- フォーム営業で効率化！成功事例
- まとめ：マナーを守り、フォーム営業で定期的なコンタクトを
問い合わせフォーム営業とは？
多くの企業は、自社の公式サイトを持っています。
この公式サイト内には、顧客や協業者、取引先など、他社からの問い合わせができるページが埋め込まれています。問い合わせフォーム営業は、この企業サイト内にある「問い合わせフォーム」を活用し、そこからアプローチを仕掛ける手法です。
特にＢtoB営業において利用されており、コロナ禍を経て、テレアポやDMよりも効率の良い営業手法として注目を集めています。
関連記事：必要なのはリストのみ。お問い合わせフォーム営業はここがすごい！
問い合わせフォーム営業のメリット
なぜ、今この「問い合わせフォーム営業」を導入する企業が増えているのでしょうか？
問い合わせフォーム営業のメリットを通して、その理由を詳しく見ていきましょう。
HPのある企業がリードになる
営業が新規開拓を行う際、リード（見込み顧客）となる企業情報を洗い出す必要があります。そこから、そのリードにアプローチを行うため、電話番号やメールアドレスといった連絡先を取得するなど、実際にアポ取りを行う前にやらなければいない工程が多く、営業にとって最も効率化したい作業のひとつです。
しかし、問い合わせフォーム営業ならば、企業の公式サイトがあれば、基本的に問い合わせフォームの設置がされていることが多いため、フォームを介しダイレクトメッセージを送信することが可能です。
これまで、飛び込み営業などの直接訪問型の営業では、営業が訪問できる範囲の企業のみがターゲットになっていました。しかし、ZOOMやSkypeなどのオンライン商談が浸透した現在では、より広範囲のエリアにまたがってアプローチが可能になったため、アプローチできる件リードの数も大幅に増えています。
問い合わせフォームを活用すれば、より効率的にアプローチ数を増やすことができます。
コストがかからない
問い合わせフォーム営業の採用に際し、気になるのがコストのこと。しかし、問い合わせフォーム営業は、企業の公式サイトさえあれば、あとはメッセージを送信するだけと、非常にシンプルな手法のため、不要なコストがかからず、パソコンとインターネットさえあれば、いつでもどこでもはじめることができるのが特徴です。
開封率・精読率が高い
さらに、問い合わせフォームは企業の窓口になっているため、メールDMと比較すると開封率が高いという結果が出ています。内容が魅力的であれば、担当者に直接つながる可能性が高いため、営業手法として非常に有効な打ち手のひとつであると考えられます。
反響率が高い
開封率、精読率が高いということは、その反響率にもしっかり比例します。問い合わせフォーム営業による、一般的な反響率は約3.5%程度となっています。これらのデータは、各ダイレクトメール手法におけるアプローチ数に対するサイト訪問や、資料請求があり営業可能となった顧客数の割合の平均値から算出されています。これはあくまで参考値であり、実際の送信数や、業界、企業等によって、反響率が異なる場合があります。
送信する時間、場所を選ばない
テレアポや直接訪問は、相手の都合を考慮し、対応してもらいやすい時間帯を狙ってアプローチを仕掛ける必要があります。しかし、問い合わせフォーム営業は、送信時間や場所に拘わらず受け手の都合に合わせて開封されるため、相手の都合を伺う必要がないため、アプローチにかける時間を短縮することができます。
このように、問い合わせフォーム営業は、他の営業手法と比較すると、コストや反響率の面で大きなメリットがあることがわかります。
多くの企業がやっている、問い合わせフォーム営業でありがちな失敗事例
問い合わせフォーム営業は、新規開拓において効果の高い営業手法ですが、採用すれば必ずしも成功するわけではありません。
ここでは、これまで多くの企業が失敗してきた問い合わせフォーム営業でありがちな失敗事例をご紹介します。
営業不可の企業に送信している
送る時間と場所を選ばない問い合わせフォーム営業ですが、最もやってはいけない失敗がこちら。企業によっては、サイト内に「問い合わせフォームからの営業不可」と明記している場合があります。問い合わせフォームを企業の顧客など、カスタマーサービスとして提供している場合、そこに向けて営業メールを送信されてしまうと、業務に支障が発生してしまう可能性があります。そのため、営業禁止が明示されているにもかかわらず問い合わせフォームからメッセージを配信してしまうと、禁止していることを行う悪質な企業であると認識され、当然アポには繋がらないうえに、取引お断りのブラックリスト入りしてしまう…なんてことに発展しかねません。
また、企業によっては、顧客用、プレス用、協業会社用など、問い合わせフォームを複数設置しているケースもあり、専用フォーム以外からのＤＭを受け付けていないこともあります。企業の信用を失わないよう、必ず問い合わせフォーム内の注意事項を確認し、クレームにつながらないよう注意を払いましょう。
誰宛なのかが分からない
一般的なメッセージやテンプレートを使用してしまうと、受け手があなたのメールを特別なものとは感じない可能性があります。そのメールが誰宛で、どんな提案なのか、個別の要素や受け手の関心を反映させたカスタマイズが重要です。また、メールに誤字や脱字があると、企業の信頼性に欠ける印象を与える可能性があるので、送信前に必ずチェックを行いましょう。
スパムのように連続して送っている
適切な範囲を超えてメールを送りつけると、受け手に不信感を与えてしまう可能性があります。また、無理なプレッシャーをかけたり、過度に緊急性をアピールするアプローチも、受け手にストレスを与える可能性があるため、避けることが大切です。
何をしてほしいのかが明確でない
メールがあまりにも自社や自分自身に焦点を当てている場合、受け手にとってのメリットがわかりにくく、メールの最後に次のステップや具体的なアクションを示さない場合、どんなアクションを起こしてほしいのかが分からない可能性があります。また、メールの件名が曖昧だったり、受け手が何を期待できるのかが分からないような場合も、メールを開封してもらうハードルが高くなるため、注意しましょう。
新規開拓において効果の高い問い合わせフォーム営業ですが、このように失敗してしまうケースも多く、せっかくの営業効率を低下させてしまいます。
関連記事：迷惑、違法？問い合わせフォーム営業で失敗しがちな４つのこと
フォーム営業のリスクと課題
問い合わせフォームを活用することで、効率的に潜在顧客との接点を持つことができます。しかし、その一方で、問い合わせフォーム営業には重要なリスクと課題が存在します。
やみくもな営業は信頼性を失う可能性も
問い合わせフォームを通じた営業活動は、潜在顧客に対して一方的なアプローチを行うことになるため、顧客のニーズを無視した営業になりがちです。顧客のニーズを踏まえずに一方的な営業を行うと、顧客から信頼を失い、ブランドイメージを損なう可能性があります。また、問い合わせフォームからの営業は、顧客にとって迷惑なものと受け止められる恐れもあります。
そのため、問い合わせフォーム営業を行う際には、顧客のニーズを十分に把握し、それに応じた適切な対応をすることが大切です。顧客一人ひとりに合わせた丁寧な対応を心がけることで、顧客の信頼を得ることができ、効果的な営業活動につながります。
次の章では、知っておきたい、問い合わせフォーム営業のマナーについて詳しく解説していきます。
反応率を高める！問い合わせフォーム営業のマナー
アポを獲得できる営業メールの特徴は、受け手の興味を引きつけ、価値を提供し、具体的な行動を促す必要があります。以下、知っておきたい問い合わせフォーム営業のマナーと、アポを獲得するための営業メールの書き方をいくつか挙げてみましょう。
誰宛なのかが不明だとスルーされるので宛先を入れる
営業メールを作成する際には、受け手の名前や役職、部署名や企業名などを使用して、カスタマイズされたメッセージを送ることが重要です。一般的なテンプレートの使いまわしではなく、受け手の特定のニーズや関心に合わせた内容を提供しましょう。
相手にメリットのある、魅力ある提案文を送る
本文で、貴社が提供するサービスや製品の価値や、解決できる課題を明確に伝えましょう。受け手がどのような利益やメリットを得られるかを具体的に示すことが重要です。受け手の業界やニーズに関するリサーチを行い、その情報をメールに組み込むことで、受け手に対する関心を示すことができます。また、メールの件名も受け手の関心を引くものであることが重要です。興味を持ってもらえるような興味深い問いかけや提案を用いることで、メールを開封してもらいやすくなります。
配信元の担当者や部署名など、問い合わせ先を必ず明記する
メールの最後に具体的なアクションを促すリンクやボタンを配置しましょう。アポを取るための次のステップが明確であることが大切です。
短期間に何度も送らない
よくやりがちなのが、反応がないからと、期間を空けずに立て続けにメールを送ってしまうことです。アポを獲得できなかった場合でも、フォローアップの計画を含めることで、関心を持ち続ける機会を確保できます。無計画ではなく、しっかりと事前に送信感覚を設定するなど、戦略的なフォローを行いましょう。
営業禁止の旨が記載されているフォームには送らない
送信ボタンを押す前に、もう一度必ずチェックしてほしいのが、「問い合わせフォーム」を使った営業を禁止していないかということ。明確に禁止の文言が掲載されている場合、そのまま送信してしまうと、相手側の不信感を招き、企業としての信頼も失ってしまいます。問い合わせフォームページのトップや、送信ボタンの下など、しっかりとチェックしてみましょう。
問い合わせ窓口が複数ある場合は、業務に支障が出ない窓口から送る
企業によっては、プレス用、顧客用など、専用のフォームが複数用意されていることがあります。提案内容に最も近いものを選び、長文にならないように心がけ、要点を簡潔に伝えることが大切です。箇条書きや段落ごとにまとまった情報を記載することで受け手も読みやすくなります。
案内不要の連絡が来た場合は、連絡のお礼と配信停止の対応を必ず行う
もしも、問い合わせフォーム営業を行った企業から、「今後の案内停止」の連絡を受けた場合には、ご連絡をいただいたことへのお礼を伝え、以後の配信が停止されるよう更新しましょう。クライアントが現在、あなたの提供するサービスや製品に関心を持っていないか、またはその時期に合わない場合、アポを獲得するのは難しいと言えます。「案内停止希望」の連絡を受けておきながら、メールを再送してしまうと、企業の信頼失墜につながりかねないため、この対応を間違わないように気を付けましょう。
問い合わせフォーム営業のマナーをしっかり守り、受け手のニーズや関心に合わせた効果的な営業メールを作成し、アポを獲得する確率を高めましょう。
関連記事：「お問合せフォーム営業」で使える！反響率の高いメッセージの書き方
問い合わせフォーム営業のデメリット
営業負荷の大きな「アポ獲得」において、営業効率の改善につながる問い合わせフォーム営業ですが、メリットのみならず、知っておきたいデメリットもいくつか存在します。
導入の可否に際し、問い合わせフォーム営業の課題について理解を深めましょう。
サイトによってフォームの位置がバラバラ
問い合わせフォームは企業の公式サイト内に設置されるため、サイトによってフォームが設置される位置が異なっています。例えば、トップページの最下部にあったり、問い合わせページが別で設けられていたり、許諾を得た上でのフォームへの誘導というものなど、サイトによってバラバラになっています。
そのため、ひとつひとつサイト内から問い合わせフォームを見つけ出す必要があります。
1件1件フォームに手入力では時間がかかる
さらに、問い合わせフォームは企業によって入力項目もさまざまです。企業名、氏名、連絡先、メールアドレス、問い合わせ内容を基本とし、企業によっては性別や住所の入力が必要だったりと、入力必須項目も三者三葉です。このフォームへの入力を1件1件すべて手作業で行う場合、非常に労力も時間も費やしてしまい、営業活動の時間を圧縮してしまう可能性があります。
送信数が少ないと、思った結果が得られない
また、問い合わせフォーム営業は、メール営業と同様に、母数が少ない場合、思ったほどの反響を得ることができないことがあります。特に新規のリードに対しては、まず自社のブランド認知を高める必要があります。母数が少ないと、ブランド認知が低いままであるため、受け手からの信頼度が低く、反響率が少なくなる可能性があります。営業メールの効果を最大化するためには、可能な限り多くの母数でアプローチすることが重要です。また、アプローチ方法やメッセージの改善を継続的に行い、効果を計測しながら最適化していくことも大切です。
このように、問い合わせフォーム営業にも解決すべき課題が山積しています。
しかし、これらの課題は、実は「問い合わせフォーム営業代行サービス」を使うと、一気にクリアすることができるのです。
アポ獲得を効率化！問い合わせ営業代行サービス「コンタクトアシスト」とは？
問い合わせフォーム営業代行サービスとは、送信したい企業のリストと、メッセージをお預かりするだけで、企業に代わってフォーム営業を代行してくれるサービスのことです。
FutureSearchの問い合わせフォーム営業代行サービス「コンタクトアシスト」は、忙しいあなたに代わり、専任スタッフが企業ホームページ上のお問い合わせフォームからメッセージの配信をいたします。
問い合わせフォーム営業代行サービス「コンタクトアシスト」の特徴をご紹介します。
アプローチ先の企業リストが簡単に抽出できる
FutureSearchが提供している営業リスト抽出サービスも同時にご利用いただけるため、送りたい企業のリストを、希望条件から簡単に絞り込み、抽出できます。お手持ちのリストでもご依頼いただくことができます。
リストとメッセージをセットするだけ
「コンタクトアシスト」は、リストとメッセージを預けるだけの簡単なアプローチです。フォームごとに何度も同じ情報を繰り返し入力するといった面倒な作業をコンタクトアシストにお任せいただくことで、余った時間を顧客フォローなどに有効活用いただけます。
また、用途に合わせてメッセージのテンプレートをご用意しております。メッセージを作成したことがない方でも安心してご利用いただけます。
原則3営業日以内の送信で、タイムリーにアプローチ
ご依頼から、原則3営業日以内にメッセージを送信完了できるので、今、この企業にアプローチをしたいというタイムリーなアプローチが可能になります。
既存顧客やクレーム顧客の除外設定が可能
過去にお取引があった企業や、既存顧客、クレームがあった顧客など、送信を避けたい企業は事前に登録ができ、配信除外設定が可能です。
連続配信停止機能で、配信間隔を自動でセット
過去（最大360日間）に配信した企業への連続配信を停止します。また、企業が活動をしない夜間や休日に配信をしないよう指定できるので、日中にタイムリーにメールを届けることが可能です。
興味を持ってくれた企業を一覧化
提案したいサービスのサイトや、自社ホームページのURLをメッセージ本文中にトラッキングURLとして挿入することで、どの企業がサイトに訪れてくれたかをご覧いただくことができます。データ化された配信結果でアフターフォローも効率よく、 効果検証しながらさまざまなビジネスチャンスにつなげられます。
専任担当によるキックオフミーティングや、営業支援ツールの使い方レクチャーなど安心・充実のカスタマーサポート、活用のためのお役立ちコンテンツなど、これまでに培ってきた多くのお客様へのサポート実績を生かし、専任担当がお客様のお悩みやご要望に合わせたFutureSearchの活用方法をご提案いたします。
どうしてもタスクが増えがちな多忙な営業にとって、営業効率を改善することは生産性向上にもつながります。
FutureSearchの営業支援ツールはこれまで、幅広い業種の企業様に活用していただいております。これまでの営業手法では効果が出ないとお悩みの企業様は、FutureSearchの営業支援ツールをぜひご体感ください！
フォーム営業で営業効率化！成功事例
新規開拓を効率化できる問い合わせフォーム営業。この手法を取り入れ、営業業務効率化を実現した事例をご紹介します。
株式会社昇寿堂
1948年創業からオフセット印刷を手掛ける株式会社昇寿堂では、これまで新規開拓の際に問い合わせフォーム営業を行っていましたが、フォームの設置場所や必須入力項目が企業ごとにまちまちであり、1日あたり50件程度しか対応できず作業効率が悪いという課題がありました。そこで、より効率的な営業を実現するため、フォームへの配信代行サービスを探し、営業リスト作成と問い合わせフォーム営業代行の2機能を備え、コストパフォーマンスに優れた「FutureSearch」を導入しました。
サービス導入により、見込み顧客の創出に掛かる時間が大幅に効率化され、営業担当者が他の作業に時間を割ける余裕ができました。さらに、ツールによるデータ可視化で課題や改善案が見つけやすくなりました。開封率など、営業活動の指標が明確になり、PDCAサイクルを回しながら継続的な改善につなげられるようになりました。
株式会社博展
イベントや展示会の企画運営を手掛ける株式会社博展では、新規事業としてそのパッケージ販売を企画しました。DM、テレマーケティング、ウェブ問い合わせフォームなどの手段を検討した結果、問い合わせフォームからのアプローチが最も反応が良いことがわかりました。しかし、人力で600社分のフォーム送信に丸3日を要し、本来の営業活動に支障が出る状況となっていました。そこで、問い合わせフォーム営業代行サービス「FutureSearch」を導入。導入後は企業への効果的なアプローチが可能となり、当初5割程度だったヒット率が1年で65%まで上昇しました。作業効率の大幅な改善により、営業担当者に時間的余裕ができ、売上目標の達成につながりました。
特に展示会出展者リストが判明次第、タイミングを逸することなくフォームへの一斉配信ができる点が大きなメリットとなっています。機会ロスを防ぎ、最適なタイミングでアプローチできることで売上の柱となりました。
まとめ：マナーを守り、フォーム営業で定期的なコンタクトを
いかがでしたか？
この記事では、問い合わせフォーム営業のメリット・デメリット、問い合わせフォーム営業でありがちな失敗事例と、知っておくべきマナーについて解説しました。
問い合わせフォーム営業は、正しく活用すると、これまでの営業手法よりも効率的にアポを獲得することができます。マナーを遵守して、受け手の視点やニーズを理解し、カスタマイズされた価値提案を明確に伝え、アポ獲得を目指しましょう！
