営業の非効率業務を自動化！「ＲＰＡツール」導入ステップ
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営業リストの入力や、ＤＭ送信、データ収集等、営業マンが今まで人力で行ってきた営業には必要だけれども、非効率な作業の数々。
このような作業を軽減すべく、近年働き方改革や業務効率化推進を実現するために「ＲＰＡツール」を導入する企業が急増してきています。
今回はＲＰＡツールの基本と、導入のメリット・デメリット、導入ステップについて解説します！
ＲＰＡ（Robotic Process Automation）ツールとは？
ＲＰＡツールとは、簡単に言うならば「今まで手作業でおこなっていた単純作業を自動化できるツール」です。
手順が決まっており、繰り返し行う作業をＡＩなどの機械学習を搭載したソフトウェア型ロボットがコンピューター上で自動的に処理してくれるため、 人為的ミスや単純労働に割かれていた時間を削減することができ、既存システムや働く人々と共存できるパワフルなツールとして利用する企業が増えてきています。
それでは、ＲＰＡツール導入のメリットとデメリットはどのようなものがあるのでしょうか？
ＲＰＡツール導入のメリット
- 人よりも長時間繰り返せる
- アウトプットの量を増やせる
- アウトプットの間違いを減らせる
- 人件費を削減できる
- 働き方改革を推進できる
- コア業務に専念できる
ＲＰＡツール導入のデメリット
- 災害やシステム障害が発生した際に業務停止してしまう
- 業務がブラックボックス化しやすい
このように、ＲＰＡツールには業務を効率化できるという多様なメリットだけではなく、課題もあるため利用を検討する際には、 システムのバックアップ体制の検討や、担当者が変更になった際にスムーズに引き継げるようなマニュアル作成などを行うことが大切です。
ＲＰＡツールはどんな作業に向いているのか？
先述のＲＰＡツールのメリットにもあるように、ＲＰＡツールは単純作業に適しているため、バックオフィス業務をはじめ、下記のような様々な作業に適しています。
- データ入力
- 帳簿入力や伝票作成・請求書の処理や売掛金、買掛金の仕訳
- 顧客データの管理
- ダイレクトメールの発送業務
- Webサイトの問い合わせフォームに対する自動応答
- 見込み顧客の洗い出し
・・・など
どれも営業マンにとって日常的に行っている作業ですが、このように人為的なミスが起こりやすい作業ほど、安定性の高いＲＰＡツールの強みを実感することが出来ます。
ＲＰＡツール導入のステップ
在宅営業を成功させるためには、主に「営業リスト」「アポ取り手法」「オンライン商談ツール」の３つが重要となります。
それぞれどのようなことを留意すべきか、詳しく見てみましょう。
1. 業務の選別・検証
いざRPAツールを導入したいとなった場合、「どんな業務を任せるか」「どの部分を自動化するか」を検討します。
その際、自動化したい作業ファイルが社外からもアクセス可能なのか、その対象業務の範囲によって「汎用型/特化型/デスクトップ型/サーバー型」といった提供形態が決まります。
2. ツールの選定
次に、ツールの選定を行います。どんな機能が使えるのか、コスト確認（導入費用、拡張費用、保守費用etc）、利用端末に制約はないか等を確認し、 自動化したい業務に適したツールの選定を行います。
3. 仮導入
ツールが決まったら、まずは仮導入を行い、自社の業務との相性をチェックします。
最初から一気に導入してしまい、思うようにロボットが動かなかった、といったことがないように仮導入を行い本当に自社の業務が自動化できるのか確認することが大切です。
4. ツールの決定
仮導入したツールの中から、本格的に導入するツールの決定を行います。
仮導入中の効果を検証し、導入に際しての課題の有無や実際にどのくらい業務が効率化できたのかを明確化しておくことで、導入するツールの判断材料になります。
このように、ＲＰＡツール導入時には仮導入を経ることで、ツールの使い勝手や課題を事前に確認することができます。
また、最近ではテレワークのニーズが急速に高まっているため、導入検討時には在宅・リモート対応ができるかも合わせて確認しておきましょう。
まとめ
ＲＰＡツールの導入は、単純作業の効率化だけではなく、ツール導入によって業務のムダを発見できるというメリットがある一方で、 現在、販売されているRPAツールにかかるコストは、年間100万円～1,000万円程度と言われており、機能も様々で幅広い商品ラインナップがあります。
実際にツール導入を検討する際には、機能が導入コストに見合っているかの確認が必要です。
ＲＰＡツールを上手に利用して、営業の業務効率化を図り、付加価値の高い業務へのリソース投入や、生産性向上を実現させましょう。
ＲＰＡツールが適している業務のひとつに「見込み顧客の洗い出し」があります。
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